業務効率が飛躍的に向上

　今まではWindows標準の検索機能を使って必要なファイルを検索していたのですが、検索に非常に時間がかかったため、外出前などに駄目でもともとのつもりで検索をしているような使い方でした。帰ってきてみると期待したような結果が得られていことが多かったので「匠・検索」を利用するまではファイルの検索には大変苦労をしていました。
　「匠・検索」を利用するようになってからは、気になったファイルはためらわずにさっと検索するようになりましたので、必要な情報が瞬時に見つかるのは勿論のこと、思いがけない情報を同時に見つけたりできますので、業務の効率が飛躍的に向上しました。
　GoogleなどのWEB検索と違って、社内の情報検索は「必ずこの資料はあったはず・・・」と思いながら検索をするものですから、検索の精度とスピードはGoogle以上に重要ですね。 　そういった意味では、WEBはGoogle、社内情報は「匠・検索」と、どちらも手放せないツールになっています。

ペーパーレス化したデータ検索に活用

　お客様の紙の契約書など、文書をスキャンしてPDF化する業務を行っています。
　ペーパーレス化の流れで膨大な紙の書類が電子化されますので、保管スペースが不要になったりと大変好評をいただいているのですが、一度PDF化した電子データ文書の中から後日希望の内容の文書を探し出すのかが大きな課題でした。
　「匠・検索」を使うことで、数百万ページにも及ぶPDFデータの中から特定の記述に関する資料を瞬時に見つけ出すことができるなど、お客様にも大変便利に使っていただいています。
　最近はOCRの精度もよくなってきていますので、予想以上の効果に正直驚いているところです。

クラウドがこれほど便利とは

　少人数の事務所のため特にファイル共有などもせずに業務を行っており、今までは特に不便も感じなかったのですが、業務の効率化と所員の情報共有を一気に推進するために「匠・検索」のクラウドシステムを導入することにしました。
　なかなか小規模な事務所では上場企業並みのセキュアなアクセス権管理やデータバックアップ・VPNの運用などはコストの関係で難しかったのですが、まるで専任の情報システム部署ができたかのようにローコストでハイレベルな運用管理を行ってもらっています。
　官報や過去のドキュメント・PDFなど、膨大な事務所の中のデータが瞬時に検索できるので大変便利になりましたし、なによりも「匠・検索」のクラウド＋VPNの威力で地方や海外に出張をしてもまるで所内で仕事をしているかのように、迅速かつ安全に情報にアクセスができますので、業務の自由度が大幅に向上しました。
　また毎年冬はインフルエンザでスタッフが自宅待機となり、人手の確保に苦労をするのですが、症状が治まっているのに強制的に自宅待機を強いられているような場合でも、「匠・検索」のクラウド＋VPNを使うことで自宅に居ながらにして仕事を続行させることもできるようになりました。
　まだ本格的には使いこなせていませんが、在宅ワークの可能性などにも応用できそうですので、これからも積極的に利用をしていこうと考えています。